Solok, pasbana – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat bekerjasama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok melaksanakan Simulasi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip akibat bencana, bertempat di Perpustakaan SMK Negeri 1 Kota Solok, Selasa (23/8/2022).
Kegiatan dihadiri oleh Siswa Kelas XII dan Guru-guru dari SMK Negeri 1 Kota Solok, dengan mengundang narasumber Teddy Irawan, SS, Arsiparis dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.
Dalam sambutannya Kepala SMK Negeri 1 Kota Solok, Drs. Efizal Arifin menyatakan sangat bangga karena terpilih menjadi salah satu sekolah yang mendapat kesempatan menerima kunjungan dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Propinsi Sumatera Barat dalam kegiatan Simulasi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Bencana.
“Kami sangat berterimakasih kepada Bapak/ Ibu dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Propinsi Sumatera Barat beserta jajaran dan Bapak/ Ibu dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok beserta jajarannya atas kunjungannya, dan semoga ilmu yang diberikan nantinya akan bermanfaat bagi kami di masa yang akan datang,” tutur Efizal.
Kegiatan simulasi ini dibuka oleh Kacabdin Wilayah III, Israr, S. Pd yang menjabarkan bahwa dampak dari bencana sangat dirasakan berbagai pihak, mulai dari instansi pemerintah, ormas/orpol, swasta, BUMN/BUMD, dan juga bagi keluarga sebagai entitas terkecil dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.
Dampak bencana juga akan berpengaruh terhadap arsip instansi maupun arsip keluarga. Arsip merupakan alat bukti keperdataan yang jika rusak atau musnah dikarenakan bencana dapat merugikan semua pihak.
“Diharapkan kepada kita semua untuk mengikuti simulasi ini dengan baik sehingga dapat diterapkan nantinya,” harap Israr.
Senada dengan itu, Sekretaris Dinas Pendidikan Kota Solok, Noviyasdi, S.Pd, menyampaikan Arsip dapat melindungi hak keperdataan bagi masyarakat yang meliputi hak sosial, hak ekonomi, dan lainnya, seperti sertifikat tanah, ijazah, surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan surat izin usaha.
Dalam materinya, narasumber Teddy Irawan mengatakan, simulasi dimaksud bertujuan untuk memberikan arahan dan bimbingan kepada para Aparatur Sipil Negara dan masyarakat tentang cara perlindungan dan penyelamatan arsip dari dampak bencana.
Tahap penyelamatan arsip dari bencana terbagi tiga yaitu pra bencana, tanggap darurat dan pasca bencana.
Kesiagaan terhadap arsip bencana yakni dengan penyusunan rencana penanggulangan kedaruratan bencana yang meliputi pengorganisasian, penyuluhan, pelatihan, dan gladi tentang mekanisme tanggap darurat pelindungan, penyelamatan arsip, penyiapan lokasi evakuasi, penyusunan data akurat, informasi, dan pemutakhiran.
Prosedur tetap tanggap darurat bencana antara lain penyediaan dan penyiapan bahan, barang, dan peralatan untuk pemenuhan pemulihan prasarana dan sarana kearsipan.
“Mitigasi terhadap arsip akibat bencana yaitu dengan pelaksanaan penataan dan pemeliharaan prasarana dan sarana kearsipan; dan penyelenggaraan penyuluhan penanggulangan bencana,” lanjut Teddy Irawan.
Kegiatan Simulasi perlindungan dan penyelamatan arsip bencana ini juga mempraktekkan secara langsung upaya perlindungan dan penyelamatan terhadap arsip agar terhindar dari kerusakan arsip yang diakibatkan oleh bencana. (Rel/bd)
