Padang, pasbana - Dalam upaya untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dan ruang penyimpanan, Pemerintah Kota Padang secara aktif melakukan program penyusutan arsip yang telah lama tersimpan di berbagai kantor Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Program ini diharapkan mampu mengurangi penumpukan berkas lama, sekaligus memudahkan penemuan arsip yang masih memiliki nilai guna, sehingga biaya pengelolaan dapat ditekan dan pengelolaan arsip menjadi lebih efisien.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Padang, Feri Mulyani Hamid, menjelaskan pentingnya langkah ini dalam konteks manajemen dan efisiensi organisasi. "Penyusutan arsip akan memberikan banyak manfaat bagi OPD, termasuk pengurangan penumpukan arsip yang tidak lagi diperlukan," ujar Feri di Padang pada Kamis (24/10/2024).
Menurutnya, penyusutan arsip tidak hanya berkaitan dengan ketersediaan ruang, tetapi juga dengan efisiensi sumber daya. Arsip yang sudah melewati retensi atau masa simpan yang telah ditentukan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kota Padang akan dipilah, arsip yang memiliki nilai guna permanen diserahkan ke Disperpusip sebagai Lembaga Kearsipan Daerah. "Seluruh arsip permanen ini nantinya akan disimpan, dirawat, dan dilestarikan sebagai memori organisasi, memori kolektif daerah, dan warisan budaya bangsa," ungkapnya.
Program ini menjadi langkah penting dalam menekan biaya pengelolaan arsip yang terus meningkat seiring bertambahnya jumlah dokumen yang dihasilkan setiap tahunnya. “Dengan penyusutan arsip, kami dapat meningkatkan efisiensi ruangan dan sarana penyimpanan, yang berarti penghematan anggaran yang signifikan,” tambah Feri.
Ia juga menegaskan bahwa seluruh dokumen terkait, mulai dari hasil penilaian hingga bukti pemusnahan arsip, wajib disimpan oleh masing-masing OPD. “Arsip yang dihasilkan dari proses ini merupakan arsip permanen dan diperlakukan sebagai arsip vital oleh OPD pemilik arsip,” ujarnya. Dengan demikian, setiap dokumen akan tetap terlacak meskipun mengalami proses penyusutan.
Pada hari yang sama, Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota Padang melaksanakan pemusnahan arsip lama di Mall Pelayanan Publik (MPP) yang berlokasi di Plaza Andalas. Kegiatan ini menjadi bagian dari upaya kolaboratif lintas instansi di Pemko Padang untuk menerapkan sistem kearsipan yang lebih efisien dan terstruktur.
“Kami berterima kasih kepada Kepala DPMPTSP beserta jajaran atas kepeduliannya dalam pengelolaan arsip. Kami berharap penyusutan arsip seperti ini dapat dilakukan secara berkala dan teratur,” ujar Feri Mulyani.
Ke depan, Pemko Padang berencana melaksanakan penyusutan arsip secara rutin guna memastikan bahwa hanya arsip yang memiliki nilai guna tinggi yang disimpan dalam jangka panjang. Langkah ini diharapkan mampu menjaga integritas dan kualitas arsip yang menjadi bagian dari memori kolektif masyarakat Kota Padang.
Melalui program ini, Pemko Padang tidak hanya mengoptimalkan manajemen arsip, tetapi juga menjaga warisan dokumentasi yang mencerminkan perjalanan sejarah dan budaya daerah, yang pada akhirnya akan diwariskan bagi generasi mendatang.(rel/bd)
.jpg)
